Monitorowanie rozliczeń projektów unijnych
Jednym z głównych obowiązków beneficjentów środków pozyskanych z funduszy Unii Europejskiej jest bieżące monitorowanie rozliczeń projektu. Taka bieżąca kontrola przedsięwzięcia ma na celu zagwarantowanie jego realizacji zgodnie z przyjętym planem, a także możliwie jak najszybszą eliminację i korektę ewentualnych uchybień.
Na czym polega monitoring?
Monitorowanie projektu polega na ciągłym, systematycznym zbieraniu danych ilościowych i jakościowych na temat realizacji danego projektu i na ich analizie, co umożliwia kontrolę bieżącego stanu realizowanego przez beneficjenta projektu. Dzięki temu możliwa jest bieżąca ocena, czy projekt jest realizowany zgodnie z działaniami przyjętymi w projekcie planu przedsięwzięcia. Pozwala to na szybkie wykrycie potencjalnych nieprawidłowości i uchybień, a tym samym umożliwia ich szybką poprawę. Dzięki temu mogą Państwo uniknąć ewentualnych sytuacji, które mogłyby stanowić zagrożenie dla pomyślnej realizacji całego przedsięwzięcia.
Cele monitoringu:
- sprawozdawczość z procesu realizacji projektu
- gromadzenie danych potrzebnych do wewnętrznej i zewnętrznej kontroli projektu
- gromadzenie danych potrzebnych do ewaluacji projektu
- kontrola jakości wykonywanego projektu
- możliwość szybkiego wprowadzenia korekt i zmian, w razie wystąpienia takiej potrzeby
Rodzaje monitoringu:
- monitoring rzeczowy - bieżąca kontrola poprawności prowadzonych prac pod względem merytorycznym i pod względem zgodności z założonym harmonogramem czasowym
- monitoring finansowy - systematyczna weryfikacja budżetu projektu i kontrola zgodności wydawania pozyskanych środków zgodnie z ich przeznaczeniem, określonym w umowie o dofinansowanie
Obowiązki beneficjenta
Przystępując do projektu dofinansowanego przez fundusze unijne, zgodnie z umową beneficjent ma obowiązek wdrożyć i zastosować kompleksowy system monitoringu, na który składają się:
- zbieranie danych
- analiza bieżącej sytuacji i celów, które mają być osiągnięte
- dobór odpowiednich wskaźników
- dobór odpowiednich narzędzi zbierania informacji
- określenie formatu raportów
Typy wskaźników
Podstawowym narzędziem służącym do monitoringu są wskaźniki – dane liczbowe, finansowe i rzeczowe, obrazujące miarę postępu w realizacji wytyczonych celów projektu. Wyróżniamy następujące typy wskaźników:
- wskaźniki produktu – bezpośrednie efekty realizowanego projektu, mierzone w ściśle określonych jednostkach fizycznych
- wskaźniki rezultatu – dostarczają informacji dotyczących zmian w sytuacji beneficjenta, jakie zaszły w rezultacie wykonania projektu
- wskaźniki oddziaływania – długoterminowe skutki realizacji projektu, odczuwanie nie tylko przez bezpośredniego beneficjenta, ale także przez jego otoczenie
- wskaźniki nakładu (monitoring finansowy) – zestawione w kategoriach kosztowych środki użyte do osiągnięcia zakładanych celów projektu
Aby ocenić postęp realizowanego projektu zebrane dane odnosi się do następujących wskaźników:
- wskaźniki bazowe – wartości wskaźników w chwili rozpoczęcia projektu
- wskaźniki pośrednie – wartości zakładane, osiągane na poszczególnych etapach przedsięwzięcia
- wskaźniki docelowe – ostateczne wartości wskaźników, jakie mają być osiągnięte dzięki realizacji projektu
Dokumentacja projektowa
Punktem wyjścia do procesu monitorowania projektu jest dokumentacja projektowa, w której skład wchodzą:
- logiczna matryca projektu – plan logiki projektu
- harmonogram przewidywanych działań
- budżet przedsięwzięcia
- struktura organizacyjna, zadaniowa i lista personalna beneficjentów biorących udział w projekcie